Agent de soutien administratif, classe principale à la direction des études

Travailler à Rosemont c’est …

HUMAIN + COLLABORATION

Une équipe multidisciplinaire où chacun met son grain de sel afin d’atteindre un objectif commun: la réussite de nos étudiants.

Un milieu chaleureux et stimulant, où tout le monde se connait.

OUVERT + ACCESSIBLE

Un pilier dans l’accessibilité aux études supérieures au Québec.

Un lieu ouvert à tous les citoyens, sans distinction reliée à leurs origines, sexe ou handicap.

INNOVANT

Des approches innovantes pour soutenir les étudiants dans leur projet d’études et favoriser leur mieux-être.

Un collège qui fait les choses autrement, pour offrir des conditions gagnantes à la réussite.

Des activités de formation stimulantes et des défis professionnels pour continuer d’enrichir les connaissances des employés.

Relevant de la Directrice des études, l’agent.e de soutien administratif apportera son soutien à cette dernière et s’occupera de coordonner l’ensemble des travaux administratifs.

Votre profil

• Vous avez un grand sens des priorités et une capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés ;
• Vous êtes autonome et faites preuve d’initiative dans la recherche de solutions ;
• Vous avez un grand sens de la discrétion et un bon jugement ;
• Vous êtes orienté vers la clientèle et avez de fortes habiletés interpersonnelles ;
• Vous faites preuve d’organisation et de rigueur dans l’accomplissement de vos tâches ;
• Vous avez un grand sens des priorités et une capacité à travailler sous pressions avec des échéanciers serrés.

Vos avantages

• Quatre (4) semaines de vacances dès la première année de service;
• Régime de retraite à prestation déterminée des plus avantageux;
• Programme d’aide aux employés;
• Coopérative de solidarité santé;
• Clinique-école d’acupuncture;
• Centre d’activité physique;
• Espaces verts à proximité;
• Pistes cyclables;
• Facilité d’accès en transport en commun.

Vos principaux défis

• Assurer l’accueil et le suivi des dossiers de la Direction des études;
• Assurer le support administratif des différents comités et en rédiger les procès-verbaux;
• Accomplir un ensemble de travaux administratifs, dont la conception et la rédaction de certains documents;
• Assurer le suivi des agendas, des réunions et des échéanciers;
• Trier et assurer le suivi des courriels en fonction des priorités;
• Préparer des sondages, compiler les résultats et dresser des tableaux;
• Participer au suivi des rapports d’activités et des plans de travail de la Direction des études et assurer la mise à jour des procéduriers;
• Participer à la rédaction et à la révision de tous les règlements et politiques internes liées à la gouvernance pédagogique et les mettre à la disposition du personnel et des étudiants;
• Assurer le lien administratif avec les directions des Instituts Universitaires de Technologies français (IUT) dans le cadre du dossier de la mobilité internationale;
• Assurer la gestion documentaire et l’archivage de la Direction des études;
• Gérer les demandes de paiements;
• Rédiger diverses correspondances.

Vos compétences

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ;
• Détenir un minimum de six (6) années d’expérience en secrétariat ou dans un poste de soutien à la direction ;
• Expérience et aptitude à la prise de notes, à la rédaction de compte-rendu/procès-verbaux ;
• Capacité à soutenir plusieurs dossiers prioritaires en simultané ;
• Aisance à travailler avec la Suite Office ;
• Connaissance du logiciel de gestion Clara (un atout) ;
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.

Lieu : 6400 16e Avenue, Montréal

Horaire de travail : 35 heures par semaine, horaire de jour de 8h00 à 16h00

Date d’entrée en fonction : Printemps 2022

Si ce poste vous intéresse, veuillez soumettre votre candidature avant le 16 mai 2022.

Toutes les candidatures seront traitées avec grande confidentialité. Par ailleurs, nous tenons à vous remercier de votre intérêt à joindre l’équipe du Collège de Rosemont.