Adjoint(e) administratif(ve)

La Maison Albatros est reconnue comme un organisme communautaire à but non lucratif, la Maison Albatros s’est donnée comme mission d’offrir gratuitement, à la personne atteinte d’une maladie grave et irréversible, l’occasion de vivre les derniers instants de sa vie dans un milieu chaleureux, à dimension humaine et proche de son milieu naturel. La Maison offre à la personne en fin de vie et à ses proches, des soins de qualité, empreints de respect, de compassion et de professionnalisme.

La Maison Albatros, fondée en 1985, est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif (ve). En collaboration avec la direction générale, cette personne est responsable des tâches administratives et de secrétariat contribuant ainsi au déploiement de la mission et au fonctionnement général de l’organisation et de ses membres.

Profil recherché

La personne recherchée carbure à l’idée de soutenir et de contribuer aux objectifs établis par la Maison. Elle aime avoir différentes occasions de collaborer, et ce, dans un environnement harmonieux et équilibré. Organisée et ayant une forte capacité à analyser l’information, cette personne démontre des aptitudes à gérer avec efficacité toute sorte de situations. Elle doit être emphatique et avoir véritablement à cœur le bien-être des patients, de leurs proches et être à l’écoute de leurs besoins, et ce, dans un souci de confidentialité irréprochable.

Principales responsabilités

Fonctions administratives

• Assister le trésorier dans les tâches comptables ;
• Assurer les communications téléphoniques internes et externes en ce qui concerne la comptabilité ;
• Recevoir les formulaires administratifs et les transmettre au responsable concerné ;
• Appliquer les procédures reliées à la gestion des documents, classement, conservation, épuration en ce qui concerne la comptabilité ;
• Réaliser les tâches nécessaires à l’émission des paies et prépare les relevés d’emploi ;
• Tenir à jour les banques d’heures des congés de maladie des employés ;
• Compléter les formulaires requis pour le régime de retraite des employés y ayant droit ;
• Voir à l’ouverture des dossiers des employés et des bénévoles selon les procédures établies ;
• Assumer des fonctions administratives telles que la gestion de la petite caisse, de la vérification des factures ;
• Assurer la conformité des dossiers des bénévoles et la mise à jour des coordonnées ;
• Préparer et mettre à jour le calendrier des présences de bénévoles et compiler les statistiques ;

Fonctions secrétariat

• Rédiger et/ou faire la mise en page des documents internes (rapports, lettres, formulaires, dépliants, affiches, présentations, etc.) ;
• Organiser les rencontres des comités internes (doodle, confirmation, réservation, etc.) ;
• Préparer les dossiers d’accueil pour les nouveaux employés ;
• Rédiger les lettres relatives à la gestion du personnel (embauche par exemple) ;
• Tenir à jour le calendrier de formation, en faire la diffusion et assurer leur organisation (réservation de salle, fiche d’évaluation, liste de présences, etc.) ;
• Fournir un soutien aux membres du personnel et des bénévoles relativement à leur utilisation de différents logiciels, du système téléphonique, des photocopieurs et l’accès à l’immeuble (puces) ;
• Gérer les profils électroniques des utilisateurs ainsi que la base de données du personnel ;
• Tenir à jour l’inventaire de papeterie et placer les commandes lorsque requis ;
• Assure la confidentialité des informations reçues dans l’exercice de ses fonctions.

Exigences

• Posséder un DEP en secrétariat ou en administration ;
• Avoir un minimum de 3 ans d’expérience en administration ;
• Avoir un français écrit impeccable et de la facilité à rédiger ;
• Maîtrise de la suite Office et Employeur D.

Conditions d’emploi

• Poste permanent ;
• Horaire de travail de 35 heures par semaine ;
• Possibilité de télétravail ;
• Stationnement inclus ;
• Milieu de travail axé vers l’humain ;
• Salaire compétitif

Lieu de travail : Trois-Rivières, Qc

Date d’entrée en fonction : février 2022